Non c’è niente di peggio che avere la sensazione di non essere abili nella gestione del tempo. Tra il lavoro, la vita familiare e gli obblighi sociali, può sembrare che ci siano troppe richieste per il vostro tempo così limitato.
Tuttavia, non è necessario che sia così! Infatti, se ogni giorno adottate alcuni semplici accorgimenti per gestire meglio il vostro tempo, potrete iniziare a sfruttare meglio le ore della vostra giornata e a fare di più con meno stress.
Ecco le mie dieci tecniche principali per gestire il mio tempo in modo efficace ed efficiente.
1. Fate prima il compito più sgradevole.
Il modo più efficace per gestire il tempo è quello di svolgere per primo il compito più sgradevole. In questo modo, si può eliminare questo compito dalla lista e concentrarsi su altri compiti meno noiosi.
Quando vi svegliate al mattino e guardate il vostro programma per la giornata, selezionate un compito che richiederà più tempo degli altri e iniziate con quello. In questo modo, non perderete troppo tempo in quelle piccole incombenze che non richiedono troppo impegno o energia, ma che consumano le nostre energie nel corso della giornata.
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2. Stabilite in anticipo un piano per ogni giorno.
Una delle più importanti tecniche di gestione del tempo consiste nel pianificare in anticipo le attività e gli obiettivi quotidiani. Prima di iniziare la giornata, decidete quali compiti devono essere svolti e stabilitene la priorità.
L’importante non è solo programmare ogni compito, ma anche pensare a cosa fare tra un compito e l’altro. Ad esempio, se avete tre ore di tempo per lavorare, iniziate con gli argomenti o i progetti più importanti e poi passate a quelli meno urgenti.
In questo modo ridurrete il livello di stress mentre lavorate ai singoli progetti e allo stesso tempo eviterete i sovraccarichi causati dal fare troppe cose contemporaneamente (mandare e-mail a persone che richiedono risposte immediate o lavorare fino a tarda sera).
3. Scrivete i vostri compiti in un taccuino o in un’applicazione per la lista delle cose da fare.
Una tecnica che si è rilevata efficace è scrivere i compiti da svolgere su carta. Assicuratevi di scriverli in un posto dove possiate accedervi facilmente, ad esempio sul comodino o sulla scrivania.
Molto utile anche scrivere l’ora in cui pensate di svolgere ogni compito e la scadenza per ogni compito: “Entro venerdì” o “Entro le 17”.
Se non siete propensi a scrivere su carta e preferite gli elenchi digitali, utilizzate un’applicazione come Todoist (disponibile su Android e iOS) o Any.do (disponibile solo su Android).
4. Date la priorità ai compiti della vostra lista di cose da fare.
La prossima volta che lavorate alla vostra lista di cose da fare, non fate tutto in una volta. Invece, date la priorità ai compiti della lista in base all’importanza e all’urgenza.
Prima il compito più importante
Ci sono diversi modi per decidere qual è la cosa più importante da fare. Personalmente rispondo a due domande:
- Si tratta di qualcosa che state rimandando da giorni o settimane? Allora probabilmente non è urgente, ma deve essere fatto al più presto.
- Avete una scadenza per questo compito? Se sì, lavorateci subito, se possibile! Altrimenti, programmate il tempo per completarlo più tardi nel corso della giornata o della settimana (o anche del mese).
5. Non fate attività multiple, ma concentratevi su un compito alla volta fino a quando non è stato completato.
Quando si devono svolgere più compiti, è meglio concentrarsi su un compito alla volta fino al suo completamento. Non saltate da un compito all’altro, perché questo vi frustrerà e rallenterà il vostro lavoro. È meglio finire il primo compito prima di iniziarne un altro.
Questo vale anche per le pause durante la lavorazione di un progetto: fate delle pause quando è necessario, invece di cercare di continuare a lavorare anche se vi sentite stanchi o distratti da altre cose nella vostra vita.
È importante non essere multitasking perché il nostro cervello non può concentrarsi su più cose contemporaneamente; quando cerchiamo di farlo, finiamo per essere distratti da qualcos’altro che potrebbe essere più interessante o urgente del compito attuale (come controllare Facebook o Instagram).
6. Eliminate le distrazioni mentre lavorate (spegnete le notifiche, non controllate la posta elettronica ogni cinque minuti).
Nell’era delle notifiche continue, è facile essere distratti dal mondo circostante. Non lasciate che queste distrazioni vi impediscano di completare il vostro lavoro. Disattivate le notifiche dei social media e di altre applicazioni che potrebbero distrarvi.
Inoltre, non controllate la posta elettronica ogni cinque minuti circa: riservate invece un momento specifico ogni giorno per esaminare le nuove e-mail e rispondere di conseguenza. Infine, non controllate il telefono mentre guidate o mangiate (o fate qualsiasi altra cosa importante).
Non riuscirete mai a concludere nulla se tutto il tempo trascorso sul telefono è dedicato a scorrere Twitter piuttosto che a prestare attenzione a ciò che accade intorno a voi!
7. Trovate un compagno di responsabilità e rispettate le scadenze e gli impegni presi insieme.
Trovare qualcuno che vi responsabilizzi rispetto ai vostri obiettivi è una parte essenziale della gestione del tempo. Se state lavorando a un progetto o a un’idea imprenditoriale, è importante avere qualcuno che vi aiuti a mantenere la rotta e a fare in modo che il lavoro venga portato a termine.
Non importa se si tratta di un collega d’ufficio o di un amico di classe: l’importante è che sappia quali sono i vostri obiettivi e si assicuri che il lavoro venga portato a termine. Non volete essere in ritardo su qualcosa a causa di una cattiva gestione del tempo, quindi avere qualcuno che vi tenga in considerazione è fondamentale!
Ecco come funziona: Incontratevi con loro ogni due settimane (o settimanalmente) e aggiornateli sui progressi fatti dall’ultimo incontro. Se non ci sono stati progressi dall’ultimo incontro, discutetene il motivo e scoprite cosa deve essere cambiato per far sì che le cose si muovano di nuovo nella giusta direzione! Questo partner di responsabilità può anche aiutare a capire dove è necessario apportare miglioramenti, in modo che tutte le parti coinvolte traggano beneficio da questo processo a lungo termine!
8. Assicuratevi di avere il tempo di rilassarvi e ricaricarvi.
Assicuratevi di avere il tempo di rilassarvi e ricaricarvi ogni giorno mangiando sano e dormendo a sufficienza. È importante prendersi del tempo per se stessi ogni giorno.
Il primo passo per gestire il proprio tempo in modo efficace è sapere esattamente quali sono le proprie priorità e assicurarsi di avere abbastanza tempo libero nella propria agenda per fare tutto ciò che si desidera. Se siete costantemente stressati, vi sarà difficile concentrarvi sui compiti da svolgere.
Per assicurarmi di essere produttiva ogni giorno, mi assicuro che ci sia un blocco di tempo ritagliato sul mio calendario in cui posso rilassarmi o ricaricarmi senza controllare le e-mail o rispondere alle chiamate o ai messaggi dal lavoro. Questo può significare fare una passeggiata nel parco con gli amici o leggere un libro a letto prima di andare a dormire.
Significa anche mangiare cibi sani e dormire a sufficienza: la ricerca ha dimostrato che queste attività migliorano la produttività riducendo i livelli di stress, quindi vale la pena di dare loro la priorità!
9. Usate il calendario e i promemoria per non perdere appuntamenti, scadenze, ecc.
Oltre a fissare gli obiettivi giornalieri, dovete anche assicurarvi di non perdere appuntamenti e scadenze. Io uso la funzione calendario del mio telefono per assicurarmi di stare al passo con i miei impegni.
Oltre a creare promemoria nel calendario, mi è di grande aiuto impostare anche una o due sveglie. Questo è ottimo per quando viaggio con un gruppo o per provare nuovi ristoranti: Posso chiedere a qualcun altro del gruppo a che ora dobbiamo partire e impostare una sveglia per non perdere l’autobus o il treno per tornare a casa!
Infine, non dimenticate di ricaricare le batterie! È importante non solo per la salute mentale, ma anche per rimanere concentrati durante la giornata (ed evitare il burnout). Ritagliatevi ogni giorno un po’ di tempo per rilassarvi, anche se questo significa mettere da parte lo schermo del computer o del portatile 15 minuti prima!
10. Non dite mai “sì” automaticamente.
Se non si tratta di qualcosa di importante per voi, declinate gentilmente l’invito o la richiesta
Su questo consiglio per la gestione del tempo non c’è molto da discutere. Rispettate sempre questi due punti:
- Dite “No” alle cose che non sono importanti per voi.
- Dite “Sì” alle cose che sono importanti per voi.
Siate gentili quando dite di no e non abbiate mai paura di dire di no, anche se potrà sembrare molto difficile.
Ted Talk utili sulla gestione del tempo
Conclusione
Se avete bisogno di aiuto nella gestione del tempo, vi consiglio di provare queste tecniche. Mi hanno aiutato così tanto nella mia carriera e nella mia vita che ho voluto condividerle con voi!
Grazie per aver letto!
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